Должностная инструкция специалиста по кадрам: образец и обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам — это внутренний документ компании, который описывает, что кадровик делает, какими правами обладает и за что отвечает. Ниже — структура такой инструкции, готовый образец текста и советы, как сделать документ рабочим, а не формальным.

Нужна ли должностная инструкция

Закон не требует, чтобы у каждой должности была должностная инструкция. Но на практике она полезна: по ней понятно, кто за что отвечает, к ней обращаются при споре о том, входила ли задача в обязанности, и по ней оценивают работу. Если вы всё же пользуетесь инструкцией, сотрудника знакомят с ней под подпись.

Инструкцию составляют на основе трудового договора, структуры подразделения и, если компания его применяет, профессионального стандарта.

Из каких разделов состоит инструкция

Классическая структура одинакова для большинства должностей:

1. Общие положения. Название должности, кому подчиняется, кто назначает и освобождает, чем руководствуется.
2. Квалификационные требования. Образование, опыт, знания, которыми должен обладать специалист.
3. Должностные обязанности. Главный и самый объёмный раздел.
4. Права. Что специалист вправе делать для выполнения обязанностей.
5. Ответственность. За что и в каких пределах он отвечает.
6. Взаимодействие. С кем и по каким вопросам работает. Этот раздел часто добавляют сверх классических пяти.

Типичные обязанности специалиста по кадрам

Точный перечень зависит от размера компании и от того, как поделены роли между кадровиком, рекрутёром и бухгалтерией. Чаще всего встречаются такие блоки:

• Приём, перевод и увольнение. Подготовка документов, оформление приказов, ознакомление сотрудников.
• Кадровый учёт. Ведение личных дел, трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, кадровых реестров.
• Рабочее время и отпуска. Табели, графики отпусков, учёт отсутствий.
• Воинский учёт, если он закреплён за кадровиком.
• Отчётность. Кадровая статистика и отчёты для руководства и внешних органов.
• Архив. Подготовка документов к хранению и передаче в архив.
• Подбор и адаптация, если в компании нет отдельного рекрутёра: размещение вакансий, организация интервью, сопровождение новичка.

Главная ошибка при составлении перечня — написать «выполняет иные поручения руководителя» и остановиться. Такая формулировка снимает ограничения, и инструкция перестаёт защищать и сотрудника, и компанию.

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам

Ниже — укороченный образец. Подставьте название компании и поправьте разделы под ваши процессы.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста по кадрам ООО «Ромашка», г. Москва

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов. 1.2. Назначается на должность и освобождается от неё приказом генерального директора. 1.3. Подчиняется непосредственно руководителю кадровой службы (в небольшой компании — генеральному директору). 1.4. В своей работе руководствуется трудовым законодательством, уставом и локальными актами компании, настоящей инструкцией.

2. Квалификационные требования

2.1. Высшее образование (профиль: управление персоналом, юриспруденция или смежный) . 2.2. Опыт работы в кадровом делопроизводстве — от одного года. 2.3. Знание трудового законодательства, порядка ведения кадровых документов, программ для кадрового учёта.

3. Должностные обязанности

3.1. Оформляет приём, перевод и увольнение сотрудников, готовит соответствующие документы. 3.2. Ведёт личные дела, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. 3.3. Ведёт учёт рабочего времени, составляет графики отпусков и контролирует их соблюдение. 3.4. Готовит кадровую отчётность по запросу руководства. 3.5. Знакомит сотрудников с локальными актами под подпись. 3.6. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность персональных данных сотрудников.

4. Права

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений документы и сведения, необходимые для кадровой работы. 4.2. Вносить руководству предложения по совершенствованию кадровых процессов. 4.3. Требовать от сотрудников надлежащего оформления документов.

5. Ответственность

5.1. За ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах, определённых трудовым законодательством. 5.2. За разглашение персональных данных сотрудников — в порядке, установленном законодательством [ПРОВЕРИТЬ у юриста].

С инструкцией ознакомлен(а): ____________ / ____________ / «_» ________ 20 г.

Чем инструкция отличается от профиля должности

Должностная инструкция закрепляет обязанности, права и ответственность. Она отвечает на вопрос «что сотрудник должен делать и за что отвечает». Профиль должности отвечает на другой вопрос: «кто сможет эту работу делать хорошо». В нём есть навыки с уровнями, важность требований и критерии оценки на интервью.

Для найма специалиста по кадрам одной инструкции мало: по ней нельзя оценить кандидата на собеседовании. Поэтому рядом с инструкцией держат профиль. Подробнее об этом — в статьях «Профиль должности» и «Профиль кандидата».

В библиотеке ИПОСТАС есть отдельный образец для Кадровика. А также, есть смежные HR-роли: Рекрутер и HR-бизнес-партнёр. Их можно открыть, посмотреть структуру задач и навыков и использовать как пример при описании своей роли.

Как составить инструкцию вручную: 5 шагов

1. Опишите реальные задачи. Не переписывайте старую инструкцию: попросите кадровика и руководителя перечислить, что делается на самом деле.
2. Сгруппируйте обязанности. По 6–10 пунктов на блок читать легче, чем 30 строк подряд.
3. Уточните границы. С кем кадровик делит задачи: с бухгалтерией, рекрутёром, юристом.
4. Согласуйте с руководителем и юристом. Руководитель подтверждает содержание, юрист — формулировки прав и ответственности.
5. Ознакомьте сотрудника и пересматривайте. Минимум раз в год или при изменении процессов.

Типичные ошибки

• Копия чужой инструкции. В ней могут быть обязанности, которых нет в вашей компании.
• Слишком общие формулировки. «Обеспечивает кадровую работу» ничего не объясняет.
• Инструкция не совпадает с трудовым договором. Тогда при споре непонятно, что главнее.
• Не обновляется. После внедрения электронного документооборота или ЭДО обязанности меняются, а инструкция остаётся прежней.

Частые вопросы

Кто должен составлять должностную инструкцию?

Обычно руководитель подразделения вместе с кадровой службой, юрист проверяет формулировки. Утверждает инструкцию руководитель компании или уполномоченное лицо.

Чем должностная инструкция отличается от должностных обязанностей?

Обязанности — это часть инструкции, её главный раздел. Кроме них в инструкции описывают права, ответственность и квалификационные требования.

Нужно ли знакомить сотрудника с инструкцией под подпись?

На практике да: подпись подтверждает, что сотрудник знает свои обязанности. Подробности лучше уточнить у юриста [ПРОВЕРИТЬ].

Можно ли использовать образец без изменений?

Нет. Образец — шаблон. Подставьте название компании, уберите ненужные обязанности и добавьте специфику вашей работы.

Как проверить кандидата на должность специалиста по кадрам?

По профилю должности: навыки, уровни, вопросы для интервью. Инструкция для этого не подходит. Попробовать составить профиль можно в ИПОСТАС.